Collecte et transfert systématiques des données
Étape 10
Les collecteurs de données communautaires se rendent régulièrement dans les foyers de leur cluster afin de recueillir des informations sur les grossesses, leurs issues et les décès. Les collecteurs de données d’autopsie verbale revisitent les foyers après une période de deuil afin de mener des entretiens d’autopsie verbale. D’autres membres de l’équipe du projet procèdent à des contrôles de qualité et au nettoyage des données. Ces étapes nécessitent un système de saisie, de transfert et de gestion électroniques des données.
Surveillance communautaire
La surveillance communautaire consiste à collecter en continu des données sur les événements vitaux, notamment les grossesses, les issues de grossesse et les décès, et à assurer le suivi des familles dans lesquelles des décès ont été identifiés afin de mener des entretiens d’autopsie verbale et sociale. Une fois la cartographie de référence et le recensement de la population des ménages, décrits à l’étape 9, terminés, les agents de surveillance communautaire (CSA) formés doivent se rendre dans tous les ménages de leur cluster tous les 2 à 3 mois et enregistrer les informations sur les nouveaux événements vitaux à l’aide des smartphones qui leur ont été attribués dans le cadre du projet. Si de nouveaux ménages apparaissent dans le groupe, ils sont également enregistrés et consentent à être inclus dans la surveillance. Comme décrit à l’étape 6, les données collectées dans la communauté sont téléchargées sur les serveurs du projet. Cela permet à tous les nouveaux décès ou mortinaissances d’être automatiquement renseignés sur le tableau de bord et de se voir attribuer un identifiant de décès. Les superviseurs VASA planifient ensuite une visite de suivi au cours de laquelle un questionnaire VASA est rempli. Ces visites sont prévues environ un mois après le décès afin de laisser le temps au deuil. Le superviseur peut essayer de planifier plusieurs visites VASA à peu près au même moment et au même endroit afin d’économiser les ressources et d’utiliser efficacement le temps du personnel. Il peut être utile de contacter la famille par téléphone pour confirmer qu’elle est disponible à la date prévue. Sur le tableau de bord, à chaque étape du processus, le statut du décès signalé peut être suivi depuis le moment où il est signalé jusqu’à la programmation de l’entretien VASA, puis jusqu’à la fin de l’entretien VASA. Cela permet de s’assurer que tous les décès font l’objet d’un suivi afin de mener à bien les entretiens VASA. Un petit nombre de familles seront injoignables, peut-être parce qu’elles ont déménagé, et certaines familles refuseront de répondre à l’entretien. Dans ces cas, la visite d’entretien VASA est tout de même considérée comme terminée et le cas est considéré comme perdu de vue ou sans réponse.
Supervision de la collecte de données communautaires
Les superviseurs des CSA doivent communiquer chaque mois avec les CSA par téléphone ou par SMS au sujet de leurs activités de surveillance courantes, et leur fournir les ressources et le soutien nécessaires. Ces superviseurs sont également les collecteurs de données VASA et peuvent rencontrer les CSA lors de leurs visites d’entretien VASA dans le cluster. Une fiche de suivi des progrès peut être mise en place pour documenter les contacts avec les CSA et l’avancement de leur travail. En outre, les superviseurs ont accès aux données communiquées par les CSA via le tableau de bord. Ils doivent les examiner avant de contacter les CSA afin de leur fournir un retour d’information adéquat.
Les superviseurs doivent également enquêter régulièrement auprès d’un échantillon de foyers afin de vérifier l’exhaustivité des données communiquées. À la fin de chaque année (à intervalles de douze mois), un exercice de recueil des données doit être effectué en chargeant les CSA de se rendre dans chaque foyer de leur cluster et de collecter des données sur les événements qui se sont produits au cours des douze derniers mois. Cet exercice permettra d’améliorer l’exhaustivité des données communiquées par la communauté, mais aussi de comprendre les schémas des événements manquants, d’identifier les CSA performants et d’affiner la surveillance communautaire. En fonction des performances des CSA dans la saisie des événements d’état civil, cette activité de saisie des données peut être planifiée tous les six mois.
En plus de la recapture annuelle des données, une mise à jour de la population et une évaluation des données doivent être prévues tous les deux à trois ans, en réalisant un recensement complet de tous les clusters par une équipe externe. Ces activités sont décrites à l’étape 12.
Supervision des données VASA
Les équipes VASA sont basées dans chaque province et constituent le premier point de contact avec les collecteurs de données communautaires. Outre l’administration du questionnaire VASA, elles supervisent et forment les collecteurs de données communautaires chaque fois que cela est nécessaire. Des rapports réguliers sont générés sur les points suivants et discutés lors de réunions hebdomadaires et mensuelles avec le coordinateur provincial et les points focaux au niveau central :
Nombre d’entretiens VASA réalisés par chaque collecteur de données VASA et résultat de la visite VASA.
Fréquence des contacts entre le personnel VASA et les collecteurs de données qu’ils supervisent.
Examen des données et assurance qualité
Un rapport d’étape régulier sur les travaux réalisés est généré pour chaque groupe et discuté aux niveaux central et provincial. L’équipe centrale chargée des données surveille le nombre d’événements signalés chaque mois, puis un rapport cumulatif trimestriel est utilisé pour déterminer quels collecteurs de données communautaires sont actifs. L’inactivité peut également indiquer des problèmes techniques, tels que le fonctionnement des téléphones ou la connectivité.
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Diagramme du processus
Les rapports VASA indiquent le nombre de décès et l’avancement de la collecte de données VASA. Un indicateur clé est le nombre mensuel d’entretiens VASA réalisés et le nombre total d’entretiens VASA en attente. Si le nombre d’entretiens VASA en attente augmente au fil du temps, cela peut indiquer que l’équipe prend du retard et pourrait avoir besoin d’aide.
Référentiel de données
Comme décrit à l’étape 6, toutes les données collectées par les CSA et les collecteurs de données VASA sont gérées sur le portail d’analyse. Les données brutes et les données nettoyées sont conservées. Les données nettoyées sont traitées dans un format convivial pour l’équipe d’analyse.
Flux de données
Les données saisies au niveau communautaire sont transférées par voie électronique vers un serveur cloud spécialement configuré pour la collecte de données (voir l’étape 6 sur la solution numérique et l’informatique). De même, les données VASA collectées sont directement téléchargées sur le serveur cloud. Un serveur distinct peut être configuré pour le traitement, le nettoyage et l’analyse des données. Le diagramme ci-dessus montre le flux de collecte de données utilisé dans le SMSS COMSA/SIS-COVE, qui sera similaire aux systèmes utilisés dans d’autres contextes. Les détails concernant la mise en œuvre de la collecte de données sont décrits ci-dessous.
Liaison/intégration des données
Le développement et la mise en œuvre d’un SMSS doivent tenir compte des systèmes de données sur la mortalité existants dans le pays et être conçus de manière à s’y relier ou à s’y intégrer. Les deux systèmes existants essentiels à prendre en compte sont le CRVS et le RHIS. Le SMSS collectera des données représentatives et individuelles basées sur des échantillons concernant la population, les naissances et les décès. Ces événements vitaux sont également collectés, sous diverses formes, par le CRVS et le RHIS. Le couplage ou l’intégration entre le SMSS et le CRVS et le RHIS peut être mis en œuvre de plusieurs manières :
Étant donné qu’un SMSS vise à obtenir des données rigoureuses et échantillonnées sur la mortalité, les statistiques produites par le SMSS peuvent être utilisées pour évaluer la qualité et l’exhaustivité des estimations de mortalité du CRVS et du RHIS et servir ainsi de source de données pour suivre les progrès réalisés dans le déploiement du CRVS. Pour le RHIS, les données du SMSS aideront à comprendre les schémas de mortalité au niveau des établissements de santé et l’utilisation de ces derniers. Les données issues des autopsies sociales peuvent aider à mettre en évidence les problèmes de qualité des soins au sein du système de santé. Ainsi, une mise en relation écologique des données du SMSS, du CRVS et du RHIS au niveau provincial (domaines de représentativité) facilitera la triangulation des données sur la mortalité à ce niveau et constituera une source plus fiable pour la prise de décision en matière de politiques et de programmes et pour l’allocation des ressources. Les données sur les événements collectées par le SMSS peuvent être directement transférées à l’unité d’enregistrement civil et contribuer à améliorer l’exhaustivité de l’enregistrement, au moins au sein des clusters SMSS. Dans ce cas, le SMSS peut intégrer des modules ou être conçu de manière à être interopérable avec le système CRVS, ce qui facilite le transfert électronique des données et la notification des événements. Cette approche est actuellement testée avec COMSA/SIS-COVE au Mozambique.
Une fois que le SMSS est opérationnel, des approches visant à utiliser le système pour faciliter la mise à l’échelle du CRVS au niveau des districts et des provinces peuvent être testées. Un lien entre les clusters SMSS et les postes d’enregistrement peut être établi. Le SIS-COVE du Mozambique a testé à titre expérimental le recours à ses agents communautaires pour remplir les formulaires CRVS pour les naissances et les décès et faciliter l’enregistrement dans les districts d’une province. Une telle approche peut être réexaminée dans chaque contexte, testée et éventuellement mise à l’échelle.
Les données du SMSS sur les causes de décès constituent une source d’informations adéquate pour évaluer les différences dans la structure des causes de décès entre les décès survenus dans la communauté et ceux survenus dans les établissements de santé, et pour comparer les causes de décès dérivées de l’autopsie verbale avec les causes de décès certifiées médicalement (MCCOD). Une telle analyse et triangulation attirera davantage l’attention sur le statut du MCCOD et permettra d’élaborer des stratégies pour son amélioration. Dans les régions où le recours aux établissements de santé est élevé et où la plupart des décès surviennent dans ces établissements, les MCCOD peuvent devenir une source fiable de données sur les causes de décès.
Enfin, les données sur la mortalité issues du SMSS peuvent également être intégrées au système RHIS (par exemple DHIS-2) afin de faciliter leur comparaison et leur utilisation. Un module DHIS-2 a été développé au Mozambique, qui inclut plusieurs indicateurs issus des données SIS-COVE.