Plan de ressources humaines, recrutement, formation et renforcement des capacités

Étape 8

Le SMSS nécessite une équipe de spécialistes aux niveaux communautaire, provincial et central, ainsi qu’une structure organisationnelle pour gérer et soutenir les membres du personnel. Les besoins pour chaque rôle doivent être identifiés, puis des personnes doivent être recrutées à chaque niveau. Comme décrit à l’étape 1 (Mise en place d’un soutien), pour être efficace et réactif, un système national de données doit être géré par des institutions gouvernementales. Compte tenu des différences d’expertise entre les divers ministères, le système peut nécessiter une collaboration interministérielle.

Lors de la conception et de la mise en œuvre du SMSS, les partenaires doivent clairement identifier les besoins en ressources humaines (RH) et la structure de gestion. Les capacités des RH à chaque niveau doivent être évaluées et une formation adéquate doit être dispensée avant le lancement du système.

Ressources humaines au niveau national

L’équipe nationale peut être divisée en deux groupes : l’équipe technique et l’équipe administrative. La structure et l’intitulé des postes de chaque membre dépendent du contexte spécifique et des pratiques institutionnelles. Un directeur de projet ou un chercheur principal supervisera les équipes techniques et administratives. Il est proposé que des responsables techniques soient affectés à des provinces/districts particuliers et chargés de superviser la surveillance dans ces provinces/districts. Des ingénieurs informatiques mettront en place et superviseront l’architecture numérique et le flux de données. Les gestionnaires et analystes de données seront chargés de l’examen quotidien des données et de l’analyse de base. Ils répondront également aux demandes de renseignements sur les données. Les experts techniques pour les données VASA et la mortalité assureront la supervision méthodologique de la conception de la surveillance VASA et de la mortalité. Le personnel chargé de la communication et de la visualisation des données supervise la production de notes d’information techniques et d’autres supports de communication. Vous trouverez ci-dessous un exemple de liste décrivant la structure de l’équipe au niveau central. Le nombre d’employés à chaque poste dépendra de la taille du système et de la charge de travail prévue.

Niveau central

Technical team	Management and administrative team
1.Project director or principal investigator (demographer or epidemiologist)	1.Project manager for overall administration
2.Technical officers - Focal points responsible for province/region supervision	2. Financial management team (financial manager and assistant)
3.IT engineers	3. HR staff
4.Data managers	4.Administrative coordinator
5.Data analysts	5. Logistic and procurement manager
6.Technical experts - VASA data (medical doctor)	6. Drivers
7.Technical experts - mortality data (demographers)
8.Communication and data visualization experts
9. Engage relevant community technical officials (M&E, planning community health, etc.)
10.Consultants (from other institutions to support specific tasks such as sampling,mapping, geospatial coordinates)

Structure de l’équipe

Dans le cadre d’une structure de gouvernance, un comité consultatif national peut être créé afin de faire appel à des experts supplémentaires au sein du pays. Il peut s’agir de représentants du monde universitaire, d’organisations professionnelles, de bailleurs de fonds ou de partenaires de développement, d’organisations de la société civile et de leaders communautaires.

Niveau provincial ou régional Ressources humaines

Le personnel au niveau provincial remplit les fonctions de coordinateurs, d’assistants administratifs, de superviseurs et d’enquêteurs chargés des autopsies verbales et sociales (VASA).

Au niveau du district, de la province ou de la région

Coordinateur ou responsable de projet
Assistant administratif
Collecteurs de données pour les autopsies verbales et sociales (1 pour 10 à 15 grappes)
Superviseurs de la collecte de données (1 pour 2 à 3 collecteurs de données)
Chauffeurs
Impliquer les directeurs et responsables régionaux de la santé. Discuter des ressources en nature qu’ils peuvent fournir (telles que des véhicules ou des bureaux).

Support visuel

Les coordinateurs provinciaux/régionaux supervisent les aspects techniques, logistiques et administratifs du projet dans leur province/région spécifique. Ils informent également les responsables provinciaux de l’avancement du projet lors de leurs réunions mensuelles. Ce poste peut ne nécessiter qu’un engagement à temps partiel et peut donc être pourvu par un membre du personnel existant de l’organisation chargée de la mise en œuvre, tel qu’un technicien provincial de l’office national des statistiques. Le coordinateur provincial peut être assisté dans ses tâches de gestion et d’ s par un assistant administratif chargé de s’occuper des aspects financiers et administratifs du projet au niveau provincial. Grâce à cette approche, le coordinateur provincial peut se concentrer sur les questions techniques liées à la collecte de données.

Les enquêteurs VASA doivent résider dans la province ou la région où ils collectent les données, avoir de l’expérience dans la collecte d’informations communautaires, être capables d’utiliser des téléphones mobiles et des tablettes, parler au moins une langue locale et être prêts à passer plusieurs semaines à collecter des données dans les grappes d’étude, qui se trouvent parfois dans des zones reculées.

La collecte de données d’autopsie verbale et sociale exige une intelligence émotionnelle de la part des collecteurs de données, car elle nécessite de discuter avec les membres de la famille des signes et symptômes précédant le décès. Le questionnaire est long et exige une attention soutenue de la part de l’enquêteur et du répondant. Il est essentiel d’identifier, de recruter et de former de manière adéquate les collecteurs de données VASA. Les collecteurs de données types auront terminé leurs études secondaires ou, idéalement, auront suivi une formation universitaire.

Selon le contexte social, il peut être approprié de faire correspondre le sexe de l’enquêteur à celui du répondant. Le SIS-COVE du Mozambique n’emploie que des collectrices de données VASA. En général, 2 à 4 enquêteurs VASA peuvent être nécessaires par province/région, mais le nombre final dépendra du nombre total de groupes dans la région.

Ressources humaines au niveau communautaire

Conditionnement des suppléments

La collecte de données au niveau communautaire est la colonne vertébrale du système de surveillance. Chaque cluster disposera d’un collecteur de données résident basé dans la communauté, ou d’un agent de surveillance communautaire (CSA). De nombreux pays disposent déjà d’un cadre de travailleurs de santé communautaires qui peuvent recevoir une allocation ou un salaire du gouvernement ou d’organisations non gouvernementales pour mettre en œuvre la prévention et la promotion de la santé et la gestion des cas au sein de leur communauté. Dans certains contextes, ce groupe peut constituer un effectif approprié pour la collecte de données pour le système. Cependant, dans la plupart des cas, il est préférable d’embaucher un nouveau groupe chargé spécifiquement de la surveillance communautaire, car les agents de santé communautaires existants sont souvent surchargés d’activités liées à la santé et sont susceptibles d’accorder une faible priorité à la surveillance des événements vitaux.

Les agents communautaires doivent être sélectionnés par les responsables communautaires et, dans l’idéal, être résidents de la communauté. La collecte de données ne devrait nécessiter qu’un effort à temps partiel. Dans de nombreux contextes ruraux, il est difficile d’identifier des candidats alphabétisés disponibles pour travailler. Il peut être nécessaire de modifier le niveau d’éducation formelle requis. Cependant, il est essentiel que l’agent communautaire soit capable de lire, d’écrire et d’utiliser couramment un smartphone pour collecter des données.

Dans chaque groupe, des informateurs clés tels que les chefs, les chefs religieux, les représentants communautaires, les accoucheuses et les professionnels de la santé peuvent être invités à aider les agents communautaires à identifier et à signaler les événements d’état civil.

Les données sur la taille de la population, les naissances, les décès et les grossesses (si elles sont incluses dans le SMSS) sont obtenues en surveillant systématiquement les ménages des clusters sélectionnés et en signalant les événements au fur et à mesure qu’ils se produisent. Lorsque le système sera lancé, les CSA participeront à la création de cartes et effectueront un recensement de tous les ménages de chaque cluster, en enregistrant l’âge et le sexe de tous les résidents, comme décrit à l’étape 9 (référence).

Le travailleur communautaire sera chargé de surveiller en permanence les grappes et de signaler les événements au fur et à mesure qu’ils se produisent. Une décision doit être prise concernant la fréquence des visites aux ménages au sein de la communauté. Étant donné que les décès sont généralement rares, il suffira de visiter chaque ménage une fois tous les deux ou trois mois pour recenser tous les événements d’état civil. Lorsque des décès sont signalés, une équipe chargée de collecter les données d’autopsie verbale et sociale doit être prête à se rendre dans le groupe pour mener des entretiens d’autopsie verbale et sociale avec la famille en deuil. En général, une période de deuil doit être respectée avant la collecte des données ; la durée de cette période dépendra du contexte.

Formation

Une formation en cascade standardisée est préférable, commençant par une formation des formateurs (ToT) pour le personnel du niveau central, suivie d’une formation des enquêteurs (ToI) avec les enquêteurs provinciaux et communautaires. Cette méthode permet de renforcer les capacités locales et de former un grand nombre de collecteurs de données communautaires et d’enquêteurs VASA. Cependant, il faut veiller à superviser la formation des niveaux inférieurs afin de garantir la standardisation.

Formation au niveau central

La formation des formateurs comprend un examen des outils, des manuels, des instruments et des procédures de terrain, depuis la collecte électronique des données jusqu’au transfert des données vers le serveur cloud. La formation peut être programmée sur deux semaines et couvrir les thèmes suivants :

Procédures de cartographie des grappes et de recensement des ménages.
Procédures et stratégies de surveillance communautaire pour l’identification des événements d’état civil.
Planification et réalisation d’entretiens verbaux et d’autopsies sociales.
Architecture des solutions numériques et flux de données.
Procédure de supervision des données aux niveaux provincial et communautaire et retour d’information.
Analyse de base des données sur la mortalité et VASA.
Procédures éthiques avec consentement éclairé, confidentialité et protection des données.

Tout le personnel technique au niveau central doit participer à cette formation, qui doit être dirigée par le directeur du projet ou le chercheur principal, éventuellement avec l’aide d’experts externes dans la mise en œuvre de systèmes similaires. Toutefois, une attention particulière doit être accordée au personnel responsable de domaines techniques spécifiques, tels que les outils VASA, les outils de surveillance communautaire, les outils informatiques, la gestion et l’analyse des données. Chacun de ces membres du personnel dirigera la formation au niveau provincial dans son domaine de responsabilité spécifique. Les coordinateurs provinciaux peuvent être invités à participer à la formation des formateurs.

La formation initiale des analystes et des gestionnaires de données doit viser à utiliser les données pour suivre l’avancement des travaux sur le terrain, fournir un retour d’information sur la qualité des données et les écarts par rapport aux procédures, et comprendre les défis courants liés à la qualité des données et la manière de les relever. En outre, cette formation doit viser à fournir un plan clair de flux de données et à utiliser des documents de procédures opérationnelles standard pour guider une communication efficace entre le terrain et l’équipe chargée des données. Deuxièmement, la formation devrait inclure des procédures de nettoyage, de traitement et de stockage des données dans un format convivial.

Formation provinciale/régionale

La formation mise en œuvre au niveau central sera reproduite au niveau provincial/district par le personnel formé au niveau central. La décision de réunir tout le personnel provincial en un seul endroit pour la formation ou de le répartir en groupes dépendra de chaque pays, de la taille de l’équipe provinciale à former et des distances entre les provinces.

Une formation d’au moins trois semaines sera nécessaire pour passer en revue tous les éléments, dont deux semaines devront être consacrées à la formation des collecteurs de données VASA. Il faudra veiller à former au moins 10 à 15 % de collecteurs de données de plus que nécessaire afin de compenser les abandons, d’éliminer les moins performants pendant la formation et de constituer un vivier de personnel formé auquel puiser pour remplacer les collecteurs de données qui quittent leur poste. La formation doit inclure une révision en classe de la structure du questionnaire et la compréhension de chaque question. Les collecteurs de données doivent ensuite être formés au logiciel de collecte de données à partir de leurs tablettes, à l’édition et au transfert des données. En plus des entretiens pratiques utilisant des scénarios de cas, une journée de pratique sur le terrain doit être prévue pour permettre de tester davantage les outils. La formation doit inclure les responsabilités et les procédures des enquêteurs et des superviseurs, l’approche des ménages, l’identification des personnes appropriées à interroger, les questions de communication et de sensibilité liées à la conduite d’un entretien VASA, l’éthique de la recherche et la manière de protéger les données collectées, de garantir la confidentialité et la participation volontaire.

Les collecteurs de données VASA doivent également être formés pour soutenir et superviser les CSA. Avec les superviseurs, ils seront les principaux interlocuteurs des CSA. Ils devront surveiller l’activité des CSA et être prêts à gérer le roulement des CSA dans leur région. Ils seront probablement chargés de remplacer rapidement et de former les CSA qui ont quitté leur communauté.

Formation au niveau communautaire

La formation des agents de surveillance communautaire (ASC) suivra la formation provinciale des enquêteurs VASA, avec au moins une formation dans chaque province/région. L’équipe provinciale sera chargée de former les ASC sous la supervision du personnel central. Tous les travailleurs communautaires sélectionnés doivent être invités à participer à la formation dans la ville provinciale. Cependant, en raison de l’éloignement des zones et des problèmes de transport, un petit pourcentage de travailleurs communautaires pourrait ne pas être en mesure de participer à la formation. Ceux-ci devraient être formés individuellement par l’équipe VASA lors de visites de supervision bimestrielles. La formation devrait durer environ trois jours et doit garantir la maîtrise des outils et des procédures de surveillance communautaire, y compris la collecte et le transfert de données électroniques.

Les CSA doivent être formés pour identifier les événements vitaux (grossesses, naissances et décès), les enregistrer sur leur téléphone et transférer les données vers un serveur cloud. Les stratégies permettant d’identifier de manière optimale les événements et la manière d’aborder les familles en deuil doivent être discutées. Il s’agit notamment de la fréquence des visites à domicile, de la participation des chefs de village, de la collaboration avec des informateurs clés tels que les chefs religieux, les accoucheuses traditionnelles, les responsables de groupes de femmes, etc. Des scénarios doivent être simulés afin de s’assurer que les CSA comprennent bien les étapes à suivre pour enregistrer les données sur leur téléphone et les transférer vers le serveur cloud. La formation des CSA doit également inclure l’utilisation de questionnaires papier qui serviront de sauvegarde temporaire en cas de perte ou d’endommagement de leur téléphone ou dans les zones qui ne sont pas suffisamment couvertes par le réseau de téléphonie mobile. Ils doivent également être formés à l’éthique de la recherche, notamment à la manière d’obtenir le consentement éclairé avant la collecte de données, à la participation volontaire, au respect de la vie privée et à la confidentialité.

À l’issue de la formation, chaque CSA recevra les outils nécessaires pour établir des rapports, notamment un smartphone. La collecte de données doit commencer dès leur retour dans leurs clusters respectifs. Les CSA doivent commencer par dresser une liste complète de leur cluster en rendant visite aux membres de chaque ménage et en les enregistrant. Cette liste servira de population de référence. Elle doit être validée en la comparant aux données démographiques de référence collectées par l’équipe de cartographie.

Les CSA doivent être suivis et supervisés par les collecteurs de données VASA, qui assureront une formation continue et un dépannage sur leurs téléphones.

Renforcement des capacités

La formation initiale pour lancer le système ne sera pas suffisante pour le consolider à long terme. Afin d’assurer une amélioration continue, un plan de renforcement des capacités doit être élaboré, qui inclut le développement professionnel du personnel technique, informatique et administratif par le biais de formations courtes et de spécialisations. Par exemple, les compétences des gestionnaires et des analystes de données peuvent continuer à être améliorées grâce à des cours de courte durée sur la gestion des données et les logiciels de pointe mis en œuvre dans le système. Une stratégie similaire serait pertinente pour le personnel informatique et le personnel chargé de la visualisation et de la communication des données. Idéalement, le plan de renforcement des capacités doit être envisagé et budgétisé dès le début, mais il peut évoluer au cours de la mise en œuvre à mesure que des besoins apparaissent ou que des lacunes spécifiques sont identifiées.

Étape 8 Ressources